E-services Demande de réservation de salles
Votre association recherche une salle de réunion, un espace pour la promotion de ses actions... La Ville de Toulouse propose à la location, des salles de capacité et configuration différentes.

Quelles associations concernées ?

Le site des démarches en ligne montoulouse.fr s'adresse aux associations loi 1901 déclarées en Préfecture qui ont leur siège sur le territoire métropolitain ou interviennent sur ce territoire.

Quelles sont les salles pouvant faire l'objet d'une demande de réservation en ligne ?

Seules les salles situées à Toulouse et gérées par la Ville de Toulouse peuvent faire l'objet d'une demande de réservation.

> Cartographie des salles en location

Lors de votre demande de réservation en ligne, vous pourrez formuler des demandes de réservation pour une salle identifiée ou préciser un ensemble de critères concernant la capacité, les équipements et la localisation de la salle souhaitée.

Comment procéder pour effectuer une demande de réservation de salle en ligne ?


/!\ - Pré-requis /!\

> Votre association doit être déclarée en Préfecture (loi 1901).
> Ce service n'est accessible qu'au représentant légal de l'association ou à une personne ayant reçu un pouvoir permettant d'engager l'association.
> Toute demande de réservation en ligne doit être formulée au moins 21 jours avant la date souhaitée de réservation de la salle et au maximum un an à l'avance.
* à l'exception des salles Mermoz, Hall 8 et péniche Tenace
 

Infos préalables

Une demande de réservation peut porter sur :
- 10 réservations ponctuelles (1 créneau horaire à une date précise)
- 1 réservation hebdomadaire (1 créneau horaire par semaine sur une période précise)
- 1 réservation mensuelle (1 créneau horaire par mois sur une période précise).
Vous aurez la possibilité de formuler une demande pour chaque type de réservation.

Après traitement de votre demande, et sous réserve de la disponibilité d'une salle correspondant aux critères et créneaux horaires sélectionnés, vous recevez un mail de réponse.

 

Avant de commencer : préparation des justificatifs

Quelle que soit votre situation, vous devrez au cours de votre démarche en ligne préciser la composition du bureau (nom, prénom, téléphone et adresse électronique du président)

Si vous n'êtes pas le représentant légal de l'association, vous devez joindre à la liste des justificatifs demandés, le pouvoir vous permettant d'engager l'association.

Selon votre situation, vous préparez les justificatifs au format dématérialisé (documents format  numérique). Les formats acceptés sont : png, jpeg, pdf, zip, doc, ods, xls et xslx. La taille maximale d’un fichier est 1 Mo.

  • Situation 1 - aucune demande de démarche en ligne n'a été effectuée par mon association durant l'année en cours > voir les justificatifs
  • Situation 2 - une demande de subvention en ligne a déjà été formulée par mon association, mais pas de demande de réservation de salles en ligne durant l'année en cours > voir les justificatifs
  • Situation 3 - une demande de réservation de salles en ligne a déjà été formulée par mon association durant l'année en cours > voir les justificatifs

 

Étape 1

Je me connecte sur le portail des démarches en ligne montoulouse.fr :

  • J'ai déjà un compte représentant associatif sur montoulouse.fr/associations :  : aller directement à l'Etape 2
  • Je n'ai pas de compte représentant associatif sur montoulouse.fr/associations : je crée mon compte en tant que membre d'une ou plusieurs associations.
 

Étape 2

Je me connecte dans Mon espace représentant associatif  avec mes identifiants (email / mot de passe).
Je vais dans la rubrique Services en ligne, je clique sur la démarche Réservation de salles. Muni des justificatifs de l'association pour laquelle je fais la démarche, voici les étapes de saisie en ligne de ma demande :

  • préciser l'association pour laquelle est formulée la demande et votre fonction
  • préciser le nom de la salle ou les critères de sélection (capacité, équipements)  
  • préciser la localisation souhaitée de la salle (Tout Toulouse, 1 ou plusieurs secteurs, 1 ou plusieurs quartiers)  
  • déposer les pièces justificatives en fonction des démarches en ligne déjà réalisées  
  • valider le récapitulatif de votre demande et l'envoyer automatiquement auprès du Guichet Unique des Salles.

Étape 3

- Je reçois un accusé de réception d'enregistrement de ma demande de réservation de salles dans la messagerie de Mon compte, onglet Mes messages.

- Je reçois par email personnel et  via la messagerie de Mon compte, une réponse validant ma demande de réservation de salle ou une réponse mentionnant l'indisponibilité de la salle.
La réservation de la salle n'est effective qu'à réception de l'autorisation signée de l'élu compétent.


Renseignements

Pour vous accompagner dans vos démarches, une assistance est mise à votre disposition :
- par téléphone : 05 61 22 20 41 (du lundi au vendredi de 9h à 12h et de 14h à 16h)
- par courrier électronique

 

Justificatifs

Situation N°1 : aucune demande de démarche en ligne n'a été effectuée par mon association durant l'année en cours :

  • lettre au maire de demande officielle de réservation de salles
  • statuts de l'association à jour ;
  • attestation d'assurances exigée pour toute réservation, couvrant la période d'occupation de la salle ;
  • récépissé de dépôt à la préfecture ;
  • justificatif de siège social ;
  • procès-verbal de la dernière assemblée générale ;
  • publication au Journal Officiel ;

^ retour Etape 1

Situation N°2 : une demande de subvention en ligne a déjà été formulée par mon association, mais pas de demande de réservation de salles en ligne durant l'année en cours,

  • lettre au maire de demande officielle de réservation de salles
  • attestation d'assurance(s) exigée(s) pour toute réservation
  • justificatif de siège social ;
  • publication au Journal Officiel ;

^ retour Etape 1

Situation N°3 : une demande de réservation de salles en ligne a déjà été formulée par mon association durant l'année en cours

  • lettre au maire de demande officielle de réservation de salles
  • Je vérifie la date de validité de l'attestation d'assurance de mon association pour l'occupation de locaux :
    - si elle couvre la date de réservation demandée, je n'ai aucun justificatif à produire
    - si elle ne couvre pas la date de réservation demandée, je prépare une attestation d'assurance en cours de validité, au format dématérialisé.
  • Je vérifie la validité de mon adhésion (sauf pour les salles aux conditions spécifiques)

^ retour Etape 1